A transformação digital no sector da saúde já não passa apenas pela digitalização de serviços clínicos. Hoje, o verdadeiro desafio está na capacidade de optimizar operações internas, reduzir processos burocráticos e aumentar a eficiência sem comprometer a segurança e a fiabilidade dos dados.

Num sector onde o tempo é crítico e a precisão operacional tem impacto directo na experiência dos utentes e no desempenho das equipas, as organizações procuram cada vez mais soluções inteligentes que permitam automatizar tarefas repetitivas e libertar recursos para actividades de maior valor.

Foi neste contexto que uma das maiores redes de prestação de serviços de saúde em Portugal reforçou a sua aposta em automação e Inteligência Artificial, contando com a PrimeIT como parceira tecnológica através de um modelo de Team Extension.

O Nosso Cliente

O nosso cliente é uma das principais organizações privadas de saúde em Portugal, com uma operação distribuída por várias unidades e um elevado volume de processos administrativos e operacionais.

A dimensão da operação implica uma gestão contínua de tarefas críticas ligadas a facturação, validação documental, gestão de materiais, integração de sistemas e comunicação com utentes.

Num contexto de crescimento e exigência operacional constante, a necessidade era clara:

– Reduzir tarefas manuais

– Aumentar eficiência

– Garantir maior consistência nos processos internos, sem comprometer a segurança da informação nem a fiabilidade dos dados processados

O Desafio: Automatizar Processos Críticos e Reduzir Complexidade Operacional

O projecto teve início em Outubro de 2023 e começou com uma fase de análise, manutenção e evolução de automações já existentes.

Numa primeira etapa, o foco esteve na compreensão dos processos operacionais e na estabilização das automações implementadas. O primeiro processo assumido pela equipa foi o de picagem de materiais de cirurgia, permitindo consolidar conhecimento sobre fluxos operacionais e arquitectura técnica.

Mais do que desenvolver novas automações, o desafio passava por garantir continuidade operacional, estabilidade e capacidade de evolução num ambiente altamente exigente.

À medida que o projecto evoluiu, foram implementados e optimizados novos processos críticos para a operação, incluindo:

– Registo de EAN de materiais em armazém

– Pagamento e lançamento de facturas em sistemas Glintt e SAP

– Validação de pré-autorizações de seguradoras

– Envio automático de SMS para utentes

Actualmente, o projecto entrou numa nova fase focada em Inteligência Artificial e reconhecimento documental, através da utilização da Gemini API para automatizar validações de ausências e acelerar processos administrativos.

O objectivo mantém-se consistente ao longo de todas as fases do projecto: reduzir burocracia, aumentar eficiência e optimizar os processos internos, tornando-os mais inteligentes, rápidos e robustos.

Modelo de Parceria: Team Extension com Especialização em RPA

A PrimeIT integra o projecto através de um modelo de Team Extension, reforçando directamente a estrutura tecnológica do cliente com dois RPA Developers especializados.

Este modelo permite uma integração próxima com as equipas internas, garantindo alinhamento contínuo com os objectivos operacionais e capacidade de adaptação rápida às necessidades do nosso cliente.

Ao funcionarem como uma extensão directa da equipa do cliente, os consultores da PrimeIT acompanham a evolução dos processos, participam activamente na melhoria contínua das automações e asseguram uma resposta rápida a novos desafios operacionais.

A colaboração próxima tem sido essencial para garantir estabilidade, escalabilidade e evolução contínua das soluções implementadas.

As Tecnologias do Projecto

O projecto assenta num ecossistema tecnológico focado em automação inteligente e integração de sistemas:

– UiPath

– MySQL

– Google Drive

– Gemini API

– Glintt

– SAP

A metodologia adoptada é Scrum, permitindo desenvolvimento iterativo, adaptação contínua e entregas progressivas de valor.

Principais Desafios: Precisão, Integração e Fiabilidade

Num ambiente ligado ao sector da saúde, a margem para erro é mínima. Um dos principais desafios do projecto tem sido garantir elevada precisão em processos críticos relacionados com facturação, validações administrativas e tratamento documental.

Ao mesmo tempo, foi necessário assegurar:

– Robustez das automações dentro de timelines exigentes

– Estabilidade e continuidade operacional

– Integração entre diferentes sistemas e plataformas

– Segurança e integridade dos dados processados

– Capacidade de adaptação a mudanças operacionais e de negócio

A evolução constante dos processos internos exige automações suficientemente flexíveis para acompanhar novas necessidades sem comprometer performance ou fiabilidade.

Impacto da Parceria: Menos Processos Manuais, Mais Eficiência

Embora o projecto continue em evolução, os impactos operacionais já são bastante relevantes.

Benefícios operacionais

– Redução significativa da carga de trabalho manual

– Maior rapidez na execução de processos administrativos

– Diminuição de erros humanos

– Maior eficiência operacional

– Optimização de recursos internos

Benefícios financeiros

– Redução de horas extra

– Aumento da produtividade das equipas

– Maior rentabilidade operacional

Benefícios para as equipas

– Redução de tarefas repetitivas e burocráticas

– Melhoria da experiência de trabalho

– Impacto positivo no bem-estar e saúde mental das equipas

Mais do que automatizar tarefas, o projecto está a contribuir para criar operações mais ágeis, sustentáveis e preparadas para crescer.

O Futuro: Inteligência Artificial Aplicada à Operação

O projecto continua em expansão, com foco no desenvolvimento de novas automações e no reforço das capacidades de Inteligência Artificial dentro da organização. Os próximos passos incluem:

– Evolução contínua dos processos existentes

– Expansão das automações para novas áreas de negócio

– Maior integração com APIs de Inteligência Artificial

– Evolução dos processos de reconhecimento documental

– Reforço da segurança, performance e escalabilidade das soluções

À medida que a operação evolui, cresce também a necessidade de soluções cada vez mais inteligentes, capazes de reduzir complexidade sem aumentar carga operacional.

Optimize os seus processos internos com a PrimeIT

A PrimeIT apoia organizações através de automação inteligente, reforço de equipas especializadas e desenvolvimento de soluções tecnológicas alinhadas com os objectivos de negócio.

Entre em contacto connosco e descubra como podemos ajudar a transformar a sua operação.