Les astuces pour devenir un expert en organisation, par Luciana Oliveira

Les astuces pour devenir un expert en organisation, par Luciana Oliveira

mai 7, 2021

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Luciana Oliveira est Gestionnaire de projet chez PrimeIT : elle a plus d’une vingtaine d’années d’expérience en Projets d’innovation, et une spécialisation en Business Analytics dans les domaines TI et Affaires/commerce. Elle a commencé à travailler au Portugal il y a deux ans et demi et, en ce moment, elle exerce ses fonctions dans le cadre d’un défi en E-commerce. Pour le succès de toutes ses tâches, avoir une bonne organisation est une condition sine qua non ! Voici les astuces de Luciana :

 

« Salut, je m’appelle Luciana Oliveira et je vais partager avec vous les outils dont je me sers au quotidien pour faciliter la gestion de projet. Je cherche toujours des outils simples, pratiques, et sans coûts initiaux et, dans mon cas, la version gratuite est généralement suffisante.

Nous sommes tous en train de vivre un moment de défi à cause du télétravail, où la gestion de projet est totalement à distance. Avec les équipes qui travaillent chacune à leur rythme et dans différents locaux, nous perdons le contact quotidien pendant la pause-café ou les conversations au bureau qui génèrent, si souvent, des perceptions et innovations nouvelles pour les projets. Pour ce, nous avons besoin de mécanismes qui facilitent le contact et maintiennent la communication efficace, sans bureaucratiser les tâches quotidiennes, pour ne jamais perdre de vue la performance et la productivité. Un véritable défi, n’est-ce pas ? Oui, mais il existe des outils simples et faciles à utiliser qui peuvent nous aider à relever ce défi :

 

Pour la gestion-planification des activités :

Actuellement, je me sers de ClickUp en version gratuite, limité dans la création de projets, mais étant donné que nous ne créerons pas une structure de programmes et des projets subséquents, nous pouvons utiliser les couleurs et les tags pour différencier. J’utilise aussi, il y a des années déjà, le Trello, et je le recommande car il est facile et adaptable. ClickUp a une bonne intégration avec Teams (Microsoft), ce qui permet de partager des liens de tâches. Personnellement, je l’adore car j’utilise quotidiennement Teams pour de réunions de travail, voire pour un café virtuel avec les collègues de travail.

Que ce soit sur Trello ou ClickUp, nous sommes capables de séparer les tâches en Kanban ou d’autres modèles de séquence. Pour cela, je suggère ces deux outils pour vous rendre la vie plus facile au quotidien et partager avec votre équipe les activités planifiées, en cours, ou déjà conclues.

 

Pour la modélisation – carte mentale et flux :

Quand nous travaillons sur des projets de logiciels, des dessins et des flux sont nécessaires, lesquels, pour moi, parlent d’eux-mêmes : tout le monde les comprend et ils rendent clair tout le processus.

Pour les diagrammes et les flux techniques, je recommande APP.Diagrams.net, simple et doté de modèles prêts à utiliser, et parmi tant d’options le choix est la seule difficulté. Miro aide à visualiser les images et contenus, rendant la compréhension de ce qui sera fait plus facile pour l’équipe, améliorant la productivité dans le cadre de tâches fonctionnelles, techniques et lors de cycles de tests, dans le cas des projets de logiciels.

 

Voici mes astuces pour les outils utiles du quotidien. J’espère que cela vous a plu.  Si vous connaissez d’autres outils, faites-m’en part, il est toujours bon d’explorer de nouvelles possibilités dans le monde fascinant de la Gestion de projet ! »

 

Luciana Oliveira

Gestionnaire de projet – PrimeIT